Baumaterialmanagement: Materialien zur richtigen Zeit am richtigen Ort

Laut Lieferschein ist das Material gestern angekommen. Laut Bauzeitenplan beginnen die Arbeiten heute Morgen. Die Kolonne erreicht den Arbeitsbereich und findet dort nichts vor. Material kann als geliefert erfasst sein und trotzdem den einen Test nicht bestehen, der auf der Baustelle zählt: ob die geplante Arbeit tatsächlich beginnen kann.

Was ist Baumaterialmanagement?

Baumaterialmanagement ist die Planung, Beschaffung und Steuerung der Materialien, die ein Bauprojekt benötigt, abgestimmt auf Zeitpunkt und Ort der jeweiligen Arbeiten. In typischen Bauprojekten können Materialien 50–60 % der Gesamtprojektkosten ausmachen. Ihre Verfügbarkeit, der Zeitpunkt ihrer Bereitstellung und ihre Steuerung haben damit erheblichen Einfluss auf die Projektabwicklung.

Gut umgesetztes Baumaterialmanagement trägt dazu bei, dass die Arbeiten planmäßig weiterlaufen, indem es Engpässe, Überbestände und vermeidbare Störungen reduziert.

Die fünf Grundsätze des Baumaterialmanagements

Die Beschaffungsliteratur beschreibt den Einkauf seit Langem anhand von fünf Grundsätzen. Eine bekannte Formulierung der Beschaffungsziele lautet:

…Material in der richtigen Qualität, zur richtigen Zeit, in der richtigen Menge, aus der richtigen Bezugsquelle und zum richtigen Preis zu beschaffen.

Baily et al., Procurement Principles and Management, 11. Auflage, eigene Übersetzung

Moderne Beschaffungsorganisationen verwenden eine eng verwandte Formulierung. ASCM beschreibt die fünf Grundsätze als eine traditionelle Beschaffungsformel. Der CIPS Global Standard definiert sie wie folgt:

1. Qualität
2. Menge
3. Preis
4. Zeit
5. Ort

Baily nennt die richtige Bezugsquelle, während ASCM und CIPS den richtigen Ort aufführen. Für das Materialmanagement im Bauwesen werden diese Grundsätze operativ greifbar, wenn sie mit dem aktuellen Bauzeitenplan und der tatsächlichen Arbeitsabfolge verknüpft sind.

Wie man Materialien über den gesamten Projektlebenszyklus verwaltet

Materialien im Bauprojekt zu verwalten bedeutet, den Materialbedarf mit den anstehenden Arbeiten abzustimmen und anschließend den Ablauf über fünf miteinander verbundene Phasen zu steuern, von der Planung bis zum abschließenden Abgleich. Jede Phase liefert Informationen für die nächste und hält Materialentscheidungen während der gesamten Ausführung mit dem Bauzeitenplan verknüpft.

1. Materialbedarf am Bauzeitenplan ausrichten

Die Materialplanung beginnt mit den tatsächlich terminierten Arbeiten. Den Materialbedarf zu ermitteln bedeutet, für jeden Vorgang Art, Spezifikation und Menge festzulegen und anschließend die benötigten Anlieferungstermine anhand von Vorlaufzeiten und Einbaureihenfolge zu bestimmen.

Präzise Materialprognosen und Mengenermittlungen helfen, Überbestellungen und Engpässe zu vermeiden. Verknüpft man diesen Bedarf mit der Terminsteuerung, wird aus einer projektweiten Schätzung ein termingebundener Bedarf. Verschieben sich Vorgänge, müssen auch die zugehörigen Materialtermine überprüft werden, damit die Beschaffung rechtzeitig reagieren kann, bevor ein Engpass den Bauzeitenplan beeinträchtigt.

2. Materialien beschaffen und Lieferungen koordinieren

Die Materialbeschaffung wandelt den geplanten Bedarf in Lieferantenzusagen, Bestellentscheidungen und Lieferpläne um. Für jedes Material benötigen die Beschaffungsteams Transparenz über Vorlaufzeiten, freigegebene Spezifikationen, Lieferantenverfügbarkeit und den tatsächlichen Bedarfstermin auf der Baustelle.

• Lieferantenkoordination: Vorlaufzeiten und Lieferfenster frühzeitig bestätigen und Lieferanten informieren, sobald sich die Arbeitsreihenfolge ändert.
• Zentrale Beschaffung: Freigegebene Lieferanten, Bestellungen und Lieferzusagen für die Teams sichtbar halten, die für Beschaffung und Ausführung zuständig sind.
• Just-in-Time-Lieferung: Materiallieferungen mit der Baustellenbereitschaft abstimmen, um unnötige Lagerhaltung, Handhabung und Staus zu begrenzen.

3. Jede Lieferung annehmen, prüfen und erfassen

Eine Lieferung wird erst dann zu nutzbarem Projektmaterial, wenn die Baustelle bestätigt hat, dass sie korrekt, akzeptabel und erfasst ist.

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Die Erfassung des Wareneingangs ermöglicht einen direkten Vergleich mit der geplanten Verfügbarkeit. Die Bestandsführung kann dann verspätete, unvollständige oder abgelehnte Lieferungen sichtbar machen, solange noch Zeit bleibt, ihre Auswirkung auf die anstehenden Arbeiten zu bewerten.

Materialien auf der Baustelle lagern, erfassen und verteilen: Baustellenlogistik im Alltag

Baustellenlogistik beginnt dort, wo die Materialannahme endet: Standort und Zustand jedes Postens müssen sichtbar bleiben. Vorgesehene Lagerorte sollten einige wesentliche Punkte berücksichtigen:

• Witterungsschutz und Sicherheit, abgestimmt auf das jeweilige Lagergut
• Eindeutige Kennzeichnung, damit nichts verlegt wird
• Lageranordnung und Transportwege, die häufig benötigte Materialien für die jeweiligen Kolonnen gut erreichbar halten

Die Bestandsführung macht Lagerbestände, Standorte und Materialbewegungen auf der Baustelle nachvollziehbar. Digitale Systeme zur Bestandsüberwachung können diese gemeinsame Datenbasis unterstützen. Warnmeldungen bei niedrigem Bestand können auf Engpässe hinweisen, bevor wichtige Materialien ausgehen. Fachgerechte Lagerung und Handhabung helfen zudem, die Materialqualität nach der Annahme zu erhalten.

Verbrauch, Überbestände und Materialabfälle abgleichen

Der Lebenszyklus schließt mit dem Abgleich zwischen bestellten und tatsächlich verbrauchten Mengen. Die Teams können Materialüberschüsse, wiederverwendbare Bestände, beschädigte Artikel und Materialabfall identifizieren und entscheiden, was anderweitig eingesetzt, recycelt oder fachgerecht entsorgt werden soll, damit nichts ungenutzt liegen bleibt.

Die Nachverfolgung von Überbeständen hilft, Überbestellungen und Materialien zu erkennen, die Lagerfläche beanspruchen oder Projektkosten binden, ohne die laufenden Arbeiten zu unterstützen. Der tatsächliche Verbrauch und die verbleibenden Lagerbestände sollten anschließend in den nächsten Planungszyklus einfließen und die Materialprognosen für die noch anstehenden Arbeiten verbessern.

Materialverfügbarkeit als Signal für die Projektsteuerung

Materialverfügbarkeit wird zum Signal für die Projektsteuerung, sobald die richtige Menge und Qualität eines Materials genau dort bereitstehen, wo und wann der nächste Vorgang sie benötigt. Die fünf Phasen des Baumaterialmanagements liefern dem Projektteam die dafür nötigen Informationen, um die anstehenden Arbeiten zu beurteilen.

Im Abgleich mit den anstehenden Vorgängen beantwortet der Materialstatus eine Frage der Projektsteuerung: Ist der nächste Vorgang tatsächlich bereit, wie geplant zu starten?

Bestellungen und Lieferbestätigungen zeigen, was bestellt wurde und was angekommen ist. Die Bestandsführung schafft Transparenz darüber, was angenommen wurde, wo es sich befindet und wie viel davon noch übrig ist.

Zusammen zeigen diese Aufzeichnungen, ob Materialien den Wareneingang und die Qualitätsprüfung durchlaufen haben, den erforderlichen Standort erreicht haben und startbereit sind. Ab diesem Punkt fließen Informationen aus dem Baumaterialmanagement in die Projektsteuerung ein.

Materiallieferungen und Restriktionen in der Vorschauplanung

Eine verspätete Lieferung, eine zurückgewiesene Charge, eine unvollständige Liefermenge oder Material, das noch an einem anderen Ort auf der Baustelle lagert, kann in der Vorschauplanung zu einer Restriktion im Bauzeitenplan werden.

Erkennt das Team eine solche Restriktion früh, hat es mehrere Möglichkeiten, darauf zu reagieren:

• Lieferung beschleunigen
• Ursache für Zurückweisung oder Fehlmenge beheben
• Bestand dorthin verlegen, wo er tatsächlich benötigt wird
• Arbeitsabfolge anpassen
• Einen anderen startbereiten Vorgang freigeben

Projektmanager behalten Handlungsspielraum, solange das Problem noch beherrschbar ist, und können reagieren, bevor es die Kolonne erreicht und den Baufortschritt beeinträchtigt.

Materialnachverfolgung als Frühwarnsystem für Termine und Kosten

Die Materialnachverfolgung schafft eine zusätzliche Frühwarnfunktion, indem sie Abweichungen sichtbar macht, solange noch Zeit für Gegenmaßnahmen bleibt:

• Verzögert sich eine Lieferung über den erforderlichen Termin hinaus, steigt das Risiko für den zugehörigen Vorgang.
• Liegt der Verbrauch über der Prognose, kann dies auf einen künftigen Engpass hinweisen.
• Steigen die Lagerbestände schneller als der geplante Baufortschritt, können sie Kapital binden und die Lagerkosten erhöhen.

Diese Frühwarnsignale erreichen die Projektsteuerung frühzeitig genug, um Korrekturmaßnahmen einzuleiten, bevor sich die Abweichungen auf den Bauzeitenplan auswirken.

Lcmd hält anstehende Arbeiten, Restriktionen und Änderungen am Bauzeitenplan im selben Planungskontext sichtbar. So lassen sich materialbezogene Probleme früh genug erkennen, damit Bauteams reagieren können, bevor daraus Projektverzögerungen entstehen.

Baumaterialmanagement für startbereite Arbeiten

Wirksames Baumaterialmanagement schafft eine verlässliche Verbindung zwischen Materialfluss und Bauausführung.

Wer den gesamten Lebenszyklus steuert, hält diese Verbindung im Projektverlauf sichtbar. So erkennen Teams klarer, ob die anstehenden Arbeiten tatsächlich startbereit sind. Ändert sich der Materialstatus, bleibt Zeit zu reagieren, solange das Problem noch beherrschbar ist.

Seinen Wert beweist der Prozess, wenn die Kolonne den Arbeitsbereich erreicht und genau das Material vorfindet, das laut Planung dort bereitstehen soll.

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Baumaterialmanagement: FAQs

Wer ist für das Baumaterialmanagement in einem Bauprojekt verantwortlich?

Das Baumaterialmanagement verteilt sich in einem Bauprojekt meist auf Projektmanager, Beschaffung und das Baustellenteam. Projektmanager oder Bauleiter stimmen den Materialbedarf mit dem Bauzeitenplan ab, die Beschaffung übernimmt Lieferantenauswahl und Bestellung, und das Baustellenteam kümmert sich um Wareneingang und Lagerung. Bei größeren Projekten kann ein eigener Materialmanager diese Aufgaben koordinieren und den Materialstatus mit den anstehenden Arbeiten verknüpfen.

Was ist der Unterschied zwischen Baumaterialmanagement und Beschaffung?

Die Beschaffung ist eine Phase des Baumaterialmanagements: Sie legt Lieferanten fest, gibt Bestellungen auf und sichert Lieferzusagen. Das Baumaterialmanagement reicht darüber hinaus vom Wareneingang und der Lagerung bis zum Abgleich des tatsächlichen Verbrauchs während der Bauausführung. Auch bei gut organisierter Beschaffung kann ein Projekt den Überblick über das Material auf der Baustelle verlieren, denn den Status auch nach der Bestellung sichtbar zu halten, ist eine eigene, fortlaufende Aufgabe.

Was verursacht ungenaue Materialprognosen während der Bauausführung?

Ungenaue Materialprognosen entstehen häufig, wenn eine ursprüngliche Schätzung bei Veränderungen im Projekt nicht aktualisiert wird. Terminverzug, Entwurfsänderungen und angepasste Arbeitsabfolgen können den tatsächlichen Materialbedarf eines Vorgangs bis zu dessen Start verändern. Werden Prognosen mit aktuellen Baustellen- und Fortschrittsdaten aktualisiert, bleibt der künftige Bedarf mit den noch anstehenden Arbeiten abgestimmt.

Welche Funktionen sollte Software für Baumaterialmanagement bieten?

Software für Baumaterialmanagement sollte den Materialstatus direkt mit den Arbeiten verknüpfen, für die das Material benötigt wird. Menge, Standort und Liefertermin sollten im Abgleich mit dem jeweiligen Vorgang sichtbar sein. So werden Bestandsdaten zu einer Planungsgrundlage, auf deren Basis das Projektteam handeln kann. Weitere Funktionen hängen von der Projektgröße ab und davon, wie Beschaffung, Terminplanung und Baustellendaten bereits verwaltet werden.